En casi todas las visitas ocurre lo mismo. Recorremos la nave, miramos la maquinaria, medimos las estanterías, calculamos el volumen de producto, y entonces subimos al altillo o entramos en la oficina montada dentro de la nave y la conversación cambia de tono. Ahí, en un espacio que suele representar una fracción pequeña de la superficie total, se concentra una parte desproporcionada del trabajo, del riesgo documental y de las decisiones que hay que tomar. Es la zona que menos se presupuesta y la que más veces retrasa una entrega.
Por qué da tanto trabajo un espacio tan pequeño
Por densidad y por variedad. En la nave hay pocas categorías repetidas muchas veces; en la oficina hay muchísimas categorías repetidas pocas veces. Mesas, sillas, armarios, archivadores metálicos, estanterías, cajas de documentación, ordenadores, monitores, impresoras, telefonía, cableado, servidores pequeños, cuadros, material de papelería, muestrarios, catálogos, premios, fotografías y ese cajón que nadie ha abierto en quince años. Cada elemento exige una decisión distinta y ninguna carretilla resuelve el problema. Además, buena parte de todo eso está en una planta superior, con acceso por una escalera estrecha y sin montacargas, lo que convierte cada bajada en trabajo manual.
La documentación es el punto crítico
El archivo en papel de una empresa contiene contabilidad, contratos, nóminas y expedientes laborales, correspondencia con clientes y proveedores, documentación fiscal y a veces historiales técnicos. Una parte tiene obligación de conservación durante años y otra parte contiene datos personales. Ninguna de las dos puede acabar en un contenedor de cartón. Lo razonable es separar el archivo desde el primer momento, distinguir lo que la empresa debe conservar de lo que puede destruirse, trasladar lo primero a donde el titular decida y destruir lo segundo con certificado. Hacerlo al revés —tirarlo y preguntar luego— es un problema que no tiene arreglo posterior.
Los equipos informáticos y lo que llevan dentro
Ordenadores, portátiles, discos externos, copias de seguridad, servidores pequeños, teléfonos y hasta impresoras multifunción con disco interno guardan información. Entregarlos a un canal de reutilización o de reciclaje sin haberse ocupado de los datos es una imprudencia con consecuencias. Las opciones son el borrado seguro certificado si el equipo va a tener una segunda vida, o la destrucción física del soporte con certificado si no la va a tener. En ambos casos el resultado se documenta y se incorpora al expediente del vaciado, junto con el tratamiento de los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos, que tienen su propia vía de gestión.
El mobiliario: entre la reutilización y el residuo
Buena parte del mobiliario de oficina de una empresa que cierra está en condiciones perfectamente utilizables. Mesas, sillas de trabajo, armarios y archivadores tienen salida hacia entidades sociales, hacia mercados de segunda mano o hacia otras empresas, y darles ese destino evita generar un residuo voluminoso y caro de gestionar. No siempre es posible: el mobiliario muy desgastado, el que lleva la marca de la empresa o el que está fabricado con materiales difíciles de separar acaba como residuo. Lo importante es tomar esa decisión con criterio y no por comodidad, porque un contenedor de voluminosos es de las partidas más caras de un vaciado en relación con el peso que se lleva.
Vestuarios, taquillas y comedor
Otra zona menor que da más trabajo del previsto. Taquillas metálicas ancladas a la pared, bancos, duchas, sanitarios, calentadores, muebles de comedor, electrodomésticos, frigoríficos y máquinas de vending que a veces son de un tercero y hay que devolver. Los frigoríficos y las máquinas de frío llevan gas y no pueden retirarse como chatarra. Y las taquillas, cuando llevan años sin usarse, suelen contener ropa y objetos personales de gente que ya no está en la empresa, lo que obliga a un mínimo de cuidado antes de vaciarlas.
La estructura del altillo y de la oficina modular
Aquí volvemos al contrato. Los altillos de perfilería metálica, las entreplantas, las oficinas modulares montadas dentro de la nave y las tabiquerías de cartón-yeso que delimitan despachos y vestuarios casi nunca formaban parte del inmueble original: los instaló el arrendatario para su actividad. Si la cláusula de devolución obliga a retirar las mejoras, todo eso hay que desmontarlo, con su estructura, su escalera, su suelo, su instalación eléctrica y su climatización, y hay que dejar los anclajes y los pasos cerrados. Es un trabajo de desmontaje en sí mismo y hay que presupuestarlo aparte, no darlo por incluido en el vaciado general.
Cómo lo ordenamos nosotros
Empezamos por la documentación y por los soportes con datos, antes que por los muebles, porque son los que no admiten improvisación y los que dependen de decisiones del titular. Después separamos el mobiliario reutilizable del que es residuo, con su destino ya cerrado. A continuación retiramos equipos y electrodomésticos por sus vías correspondientes. Y solo al final desmontamos la estructura del altillo o de la oficina modular, si el contrato lo exige, y resolvemos los anclajes y los pasos que deja. Ordenado así, la zona que todo el mundo deja para el último día deja de ser el motivo por el que se retrasa una entrega.